Vous devez organiser une conférence et vous ne savez pas trop par où commencer ? Pas de panique ! Entre le lieu, les intervenants, le matériel et les inscriptions, il y a beaucoup de choses à gérer, et souvent toutes en même temps.
Chez Alliance Événement, on organise des conférences à Paris sur tous les formats, de la matinée avec accueil café à la journée complète qui se termine en soirée dansante. Aujourd'hui, on vous donne les étapes à suivre dans l'ordre, puis on s'arrête sur ce que les autres guides oublient souvent : le matériel technique, la disposition de la salle et l'enchaînement avec un cocktail ou une soirée.
Les étapes pour organiser une conférence
Pour organiser une conférence, il faut définir l'objectif et le public, fixer le budget, choisir la date, réserver le lieu, trouver les intervenants, lancer les inscriptions, puis faire le bilan.
1. Définir l'objectif et le public
Avant de chercher un lieu ou des intervenants, posez-vous une question toute simple : pourquoi organisez-vous cette conférence ? Présenter les résultats de l'année à vos équipes, lancer un produit devant vos clients, réunir des partenaires autour d'un sujet de votre secteur... Chacun de ces objectifs donne une conférence très différente.
L'objectif vous dit aussi à qui vous parlez, et c'est le public qui décide de presque tout le reste : le ton des interventions, le nombre de places, la durée et même l'horaire. Une conférence interne peut tenir sur une matinée, alors que pour des clients qui viennent de toute la France, on part plutôt sur une journée, avec un déjeuner sur place.
2. Fixer le budget
Le nerf de la guerre ! Le budget d'une conférence se répartit entre quelques grands postes : le lieu, la technique, la restauration (au minimum un café d'accueil) et, si vous en faites venir, les intervenants rémunérés. Si votre direction vous a déjà donné une enveloppe, partez de ce chiffre et regardez ce qu'il permet. Sinon, faites l'inverse : chiffrez chaque poste pour faire valider un montant.
Petit conseil au passage : ne sous-estimez pas la technique. Un écran LED, une captation vidéo ou une diffusion en direct peuvent vite peser dans le devis, surtout dans une grande salle.
3. Choisir la date
Évitez les vacances scolaires et les ponts, où une partie de vos invités sera absente, et les périodes où votre public est déjà pris ailleurs, par exemple pendant le grand salon de votre secteur. Et si vous le pouvez, gardez une ou deux dates de secours en tête : le lieu qui vous plaît n'est peut-être pas libre à votre date idéale, et vous aurez ainsi plus de choix.
4. Réserver le lieu
Pour une petite conférence, réserver 6 semaines à l'avance, c'est très bien. Pour une grande conférence, comptez plutôt 3 à 4 mois, voire plus, car les salles de plusieurs centaines de places sont beaucoup moins nombreuses à Paris.
Au moment de choisir, regardez la capacité dans la disposition que vous voulez (on en reparle plus bas), l'accès en transports en commun et le matériel que le lieu fournit déjà.
Le conseil d'Alliance : faites le point sur la technique avec le lieu avant de signer. Vous saurez tout de suite ce que la salle fournit déjà et ce qu'il faudra faire venir, et vous éviterez une mauvaise surprise dans le devis.
5. Trouver les intervenants
Contactez vos intervenants le plus tôt possible, car leur agenda est souvent le plus difficile à caler. Expliquez-leur clairement ce que vous attendez d'eux (le sujet, la durée, le format), et demandez-leur leurs supports quelques jours avant. Ça laisse le temps de vérifier qu'ils s'affichent bien sur l'écran de la salle et que les vidéos ont le son. Prévoyez aussi quelqu'un pour les accueillir sur place le jour J et les amener jusqu'à la scène.
6. Lancer la communication et les inscriptions
Une invitation, une page d'inscription, une ou deux relances pour ceux qui n'ont pas encore répondu... Mettez les informations pratiques (adresse, horaire, accès) dès l'invitation et dans l'e-mail de confirmation d'inscription : vos participants doivent pouvoir bloquer leur agenda et prévoir leur trajet bien à l'avance, surtout s'ils viennent de loin. Ensuite, un court rappel quelques jours avant, qui reprend ces informations, leur évite d'aller fouiller dans leur boîte mail le matin même.
7. Faire le bilan
Le lendemain, envoyez un court questionnaire de satisfaction et partagez les supports ou la vidéo des interventions avec les participants. Vous prolongez la conférence, et vous savez ce qu'il faut améliorer pour la prochaine.
Petite, moyenne ou grande conférence : ce qui change
Plus il y a de participants, plus il faut de matériel : des micros en plus, plusieurs écrans et, au-delà de quelques centaines de personnes, une vraie régie.
Pour quelques dizaines de personnes, un écran et deux ou trois micros font souvent l'affaire. Pour plusieurs centaines, c'est une autre histoire : il faut une vraie sonorisation, des écrans de rappel pour que le dernier rang voie aussi bien que le premier, et une régie pour piloter le tout. Voici quelques lieux à Paris pour chaque taille de conférence.
Jusqu'à une centaine de personnes
Au 7e étage du Musée de la Poste, dans le 15e arrondissement, Post Scriptum peut accueillir de 14 à 90 personnes en conférence dans son auditorium de 90 places, avec micros, rétroprojecteur et wifi. Le lieu propose aussi des formules à la demi-journée et à la journée, bien pratiques pour une journée d'étude.
Face à la Seine, toujours dans le 15e, le New Cap Event Center peut recevoir 40 personnes en conférence, avec micros, rétroprojecteur, wifi et un accès pour les personnes à mobilité réduite.
De 150 à 300 personnes
Dans le quartier de l'Hôtel de Ville, dans le 4e arrondissement, le Théâtre du Renard peut accueillir 150 personnes en conférence, dans un décor Art déco.
Art déco elle aussi, la Salle Colonne, dans le 13e, peut recevoir 250 personnes en conférence, avec une scène d'environ 90 m² et une régie son et lumière sur place.
500 personnes et plus
Boulevard de Bonne-Nouvelle, dans le 10e, le Théâtre du Gymnase est une salle à l'italienne d'environ 800 places. Pour une grande plénière, difficile de trouver un cadre plus solennel !
La Palmeraie, dans le 15e, peut accueillir 900 personnes en conférence, avec vidéoprojecteur et sonorisation inclus. Et pour les très grands formats, le Pavillon d'Armenonville, dans le 16e, reçoit jusqu'à 1 000 personnes en conférence, avec écrans géants, sonorisation, scène et wifi.
Envie de comparer d'autres adresses ? Vous trouverez leurs capacités et leurs équipements dans notre sélection de lieux pour une conférence.
La technique à prévoir pour une conférence
Pour une conférence, il faut au minimum un écran adapté à la taille de la salle, un micro pour chaque personne qui prend la parole, une sonorisation et une connexion internet fiable. Si la conférence est diffusée en ligne, il faut en plus une captation vidéo.
Ce que vos participants retiendront, ce sont les interventions... à condition de les avoir bien vues et bien entendues ! Voici le matériel qu'on installe selon les conférences, et à quoi sert chaque élément.
Écran LED, écrans de rappel et prompteur
Dans une salle baignée de lumière, l'image d'un vidéoprojecteur pâlit vite, alors qu'un écran LED reste bien lisible. Pensez aussi aux écrans de rappel : un écran tourné vers la scène, pour que l'orateur suive sa présentation sans se retourner, et d'autres dans la salle quand elle est profonde. Et si un intervenant lit un discours (le mot du président, par exemple), un prompteur lui permet de lire son texte tout en regardant le public.
Sonorisation et micros
À chaque prise de parole son micro. Le micro cravate laisse les mains libres à l'orateur qui se déplace sur scène. Le micro tour de tête reste à la même distance de la bouche, même quand l'intervenant tourne la tête vers l'écran ou vers le public : le son reste régulier, ce que le micro cravate ne garantit pas toujours. Le col de cygne est fixé sur un pupitre, pour les discours lus, quand l'orateur ne bouge pas. Et les micros HF à main servent aux questions du public et à la table ronde, avec un micro par intervenant.
La sonorisation peut aussi couvrir plusieurs espaces en même temps, par exemple la salle plénière et l'espace où sont servis les cafés, pour que personne ne rate la reprise. Certains lieux sont déjà bien équipés : la Salle Colonne, par exemple, dispose d'une régie son et lumière et d'un espace technique d'environ 17 m², adapté aux captations audio.
Wifi et connexion
C'est le grand classique : le wifi du lieu tient très bien... jusqu'au moment où tous vos participants se connectent en même temps. Si vous diffusez la conférence en ligne, prévoyez une connexion rien que pour la régie. De notre côté, on utilise par exemple une connexion 4G ou Starlink, qui ne dépend pas du wifi du lieu. Dans tous les cas, demandez au lieu quel débit il garantit.
Streaming et conférence hybride
Une conférence peut être diffusée en direct ou en retransmission. Pour une conférence hybride, avec une partie du public à distance, il faut des caméras, un son récupéré directement à la table de mixage (et pas par le micro de la caméra !), une plateforme de diffusion et quelqu'un qui s'occupe des questions des personnes connectées. Elles les posent par écrit, dans la messagerie de la plateforme, et cette personne les trie puis les transmet au modérateur au bon moment. Comme ça, les questions arrivent dans l'ordre, celles du public à distance ont autant de place que celles de la salle, et l'intervenant n'est pas coupé en pleine phrase.
Lumière, régie et topeur
Un jeu de lumière éclaire bien le visage de l'orateur. C'est important pour le fond de la salle, et encore plus si vous filmez : une caméra a besoin de plus de lumière que l'œil, et un intervenant mal éclairé paraît vite terne à l'écran. Le même éclairage permet ensuite de changer l'ambiance au moment du cocktail. En régie, il faut savoir qui gère le son, les présentations et les micros. Et sur une conférence avec beaucoup d'enchaînements, un topeur donne les « tops » à la régie : lancer une vidéo, ouvrir le micro suivant, envoyer la musique. Depuis sa console, la régie ne voit pas toujours ce qui se passe sur scène, et le topeur, qui suit le déroulé minute par minute, lui dit quand agir.
Une répétition complète avec tous les intervenants, c'est rarement possible : leur agenda est chargé et beaucoup arrivent peu avant leur passage. Le minimum, c'est de faire passer toutes les présentations à l'écran et de tester chaque micro avant l'ouverture des portes. Une vidéo qui ne se lance pas ou un fichier dans le mauvais format se règle en deux minutes avant le début, alors que devant 300 personnes, ça paraît une éternité !
Quelle disposition de salle pour une conférence ?
La disposition décide du nombre de places : une même salle accueille plus de monde en théâtre qu'en classe ou en cabaret.
C'est un point qu'on oublie souvent en lisant la fiche d'un lieu : selon la façon dont on installe la salle, le nombre de places peut presque doubler, ou au contraire fondre. Voici les dispositions les plus courantes.
En théâtre
Des rangées de chaises face à la scène. C'est la disposition qui accueille le plus de monde, celle des grandes plénières.
En classe
Des rangées de tables face à la scène, pour que les participants puissent prendre des notes ou ouvrir un ordinateur. On perd des places, mais on gagne en confort pour une formation ou une journée d'étude.
En cabaret
Des tables rondes, avec les chaises placées du côté de la scène pour que personne ne tourne le dos aux intervenants. C'est pratique quand des ateliers en petits groupes suivent la plénière : chaque table devient un groupe de travail, sans rien déplacer.
La disposition en U
Les tables forment un U ouvert vers l'écran, pour un groupe de quelques dizaines de personnes qui doivent échanger entre elles. Aux Salons Hoche, par exemple, cette disposition accueille jusqu'à 80 personnes.
La table ronde
Attention, on parle ici du format de débat, pas des tables de la disposition cabaret ! Plusieurs intervenants sont installés sur scène, dans des fauteuils ou autour de mange-debout, avec un micro chacun et un modérateur qui distribue la parole.
Combien de m² par personne selon la disposition ?
Pour une première estimation, comptez environ 1 m² par personne en théâtre, 1,5 à 2 m² en classe, 2 à 2,5 m² en cabaret et 3 à 3,5 m² en U. Pour un cocktail debout, on revient à un peu plus d'1 m² par personne. Ce sont des ordres de grandeur, relevés notamment sur les fiches techniques du Grimaldi Forum : la scène, la régie et les écrans prennent aussi de la place, et la capacité réelle d'un lieu dépend des règles de sécurité qui s'y appliquent. Fiez-vous toujours au chiffre que le lieu vous donne pour votre disposition.
Pour vous donner une idée, voici les capacités de quelques lieux parisiens selon le format :
Le déroulé d'une conférence : trois formats types
Une conférence se déroule le plus souvent sur une demi-journée ou une journée, et se termine par un moment d'échange autour d'un cocktail.
La matinée
Accueil café, conférence, pause café, table ronde, puis cocktail déjeunatoire de clôture. C'est un format court, facile à caler dans l'agenda de vos participants.
La conférence suivie d'une soirée
Conférence, cocktail dînatoire, puis soirée dansante. Ce format marche bien quand vous réunissez des équipes qui se voient peu le reste de l'année.
La journée complète
Accueil café, conférence, cocktail déjeunatoire, team building ou table ronde l'après-midi, puis cocktail dînatoire et soirée dansante. Une journée bien remplie !
Quel que soit le format, gardez des interventions courtes : au-delà d'un certain temps, même un bon orateur perd une partie de la salle. Prévoyez un temps de questions avec un micro qui circule, pour que tout le monde entende la question (et pas seulement le premier rang). Enfin, placez la table ronde après une pause : les participants reviennent reposés, et un débat entre plusieurs intervenants relance l'attention mieux qu'une présentation de plus.
Prolonger la conférence par un cocktail ou une soirée
Le cocktail de clôture, c'est le moment où les participants vont parler aux intervenants et entre eux. Pour qu'il se passe bien, il faut savoir où il aura lieu et combien de temps il faut pour l'installer.
Pour beaucoup de participants, c'est le meilleur moment de la journée : on peut enfin aller poser sa question à l'intervenant qu'on vient d'écouter, ou retrouver des collègues qu'on ne croise jamais. Encore faut-il l'avoir prévu !
Pour transformer une salle de conférence en espace de cocktail ou de soirée dansante, comptez entre 1 heure et 2 heures, selon le nombre de personnes et ce qu'il faut installer. Si votre lieu n'a qu'une seule salle, prévoyez où vos participants patientent pendant ce temps. Le plus confortable reste un lieu avec un espace de réception séparé : vos invités passent directement d'une salle à l'autre, sans attendre.
Quelques exemples :
- Post Scriptum associe son auditorium de 90 places à un espace de réception avec vue sur la tour Eiffel, qui accueille jusqu'à 200 personnes en cocktail.
- Le Pavillon Royal propose des salons de 70 à 500 personnes en théâtre, et des terrasses et des jardins pour un cocktail jusqu'à 1 100 personnes.
- Le Pavillon d'Armenonville dispose d'espaces extérieurs qui peuvent recevoir jusqu'à 2 000 personnes en cocktail.
Pour aller plus loin, voici comment organiser un cocktail d'entreprise après la conférence.
Questions fréquentes sur l'organisation d'une conférence
Combien de temps dure une conférence ?
En général, une demi-journée ou une journée. Une matinée avec accueil café, conférence, pause, table ronde et cocktail déjeunatoire tient en quelques heures. Une journée complète peut se prolonger jusqu'au soir, avec un cocktail dînatoire et une soirée dansante.
Quelle est la différence entre une conférence, un congrès, un colloque et un séminaire ?
Une conférence réunit un public autour d'une ou plusieurs prises de parole, sur une demi-journée ou une journée. Un congrès rassemble les membres d'une profession ou d'une organisation, souvent sur plusieurs jours. Un colloque réunit des spécialistes autour d'un thème, avec des débats. Un séminaire rassemble un groupe plus restreint pour travailler ensemble.
Quelle est la différence entre une salle de réunion et une salle de conférence ?
Une salle de réunion est faite pour un petit groupe qui travaille autour d'une table. Une salle de conférence est organisée pour qu'un public écoute des intervenants, avec une scène ou une estrade, un écran visible de tous, une sonorisation et des micros.
Combien de temps à l'avance faut-il réserver le lieu ?
Pour une petite conférence, 6 semaines suffisent. Pour une grande conférence, comptez 3 à 4 mois, voire plus, car les lieux de plusieurs centaines de places sont moins nombreux et se réservent plus tôt.
Organisez votre conférence avec Alliance Événement
Si vous ne deviez retenir que trois choses de ce guide : faites le point sur la technique dès le choix du lieu, vérifiez la capacité dans la disposition que vous voulez, et pensez dès le départ à ce qui se passe après la conférence. Pour comparer les salles adaptées aux conférences, jetez un œil à notre sélection de lieux.
Vous préparez une conférence ? Décrivez-nous votre projet : on vous propose des lieux disponibles à votre date, et on s'occupe de la technique.