Trouver une salle à louer dans Paris, demander à un proche s’il connait un bon DJ, contacter le traiteur du dernier mariage où on a été invité. C’est vrai qu’il est tout à fait possible d’organiser un événement soi-même, alors pourquoi faire appel à un chef de projet ? Pour réduire les coûts et gagner du temps. Grâce à leur expérience du terrain, les collaborateurs événementiels sont les personnes les plus à même de trouver les perles rares et réduire les coûts !
Un interlocuteur unique
Faire appel à l’expertise d’une agence événementielle vous permettra d’avoir un interlocuteur unique pour gérer tous les aspects de votre événement. Location de salle, traiteur, DJ, animations, sécurité, personnel de service, le chef de projet s’occupe tout pour vous. Si vous n’avez pas l’habitude d’organiser des événements, la collaboration avec un seul intermédiaire dédié à votre projet devient un réel gain de temps. Un cahier des charges est établi en début de projet afin de s’assurer que vos critères et besoins soient satisfaits.
Réduire les coûts
Faire appel à une agence événementielle permet de faire baisser les prix. Les chefs de projet peuvent bénéficier de réduction en travaillant tout l’année avec des prestataires de confiance. La négociation des prix pour la location de salle, le service traiteur ou la réservation d’animation est récurrente. Les professionnels de l’événementiel et les chefs de projet établissent bien souvent des contrats de confiance garantissant au client un professionnalisme dont il n’aurait peut-être pas bénéficié sans l’agence événementielle.
« Moins il y a de marge de manœuvre sur le budget, plus il y a de raisons de faire appel à une agence événementielle »
Les chefs de projet peuvent bénéficier de réduction en travaillant tout l’année avec des prestataires de confiance.
Résoudre les imprévus rapidement
La climatisation qui tombe en panne le jour de votre événement ? Un système son qui ne fonctionne plus ? Le chef de projet a sans doute la solution à tous les éventuels problèmes grâce à son expérience de terrain et son carnet d’adresse. Les situations rocambolesques font partie de l’agenda des chefs de projets, et il arrive bien souvent qu’ils ont déjà rencontrés le problème auquel vous devrez faire face. C’est un avantage non quantifiable qui reste précieux pour éviter toute situation de stress le jour de l’événement.
Garantie de professionnalisme
Faire appel à l’expertise d’une agence événementielle c’est aussi se garantir le professionnalisme des prestataires. En fonction des critères précisés dans le cahier des charges, le chargé de projet utilisera son réseau pour vous aider à organiser un événement sereinement.
Vous avez un événement à organiser ? Notre équipe vous accompagne dans la gestion de votre projet : contacter notre service commercial via notre formulaire en ligne