Deplus en plus d’écoles et d’universités organisent une cérémonie de remise de diplôme pour célébrer la fin du parcours scolaire de leurs étudiants. Les promotions d’élèves étant nombreuses ces événements demandent une préparation en amont. Comment organiser une cérémonie de remise de diplôme ? Nous avons préparé une checklist regroupant toutes les étapes essentielles pour réussir la cérémonie.
Choisir la date
La première étape consiste à choisir la date de la cérémonie. Certaines écoles choisissent d’organiser un événement un an après le passage des examens finaux, d’autres préféreront quelques semaines après la fin de cours pour l’organiser. Quel que soit votre choix, il est recommandé de fixer cette date plusieurs mois à l’avance. Cela permettra d’avoir plus de choix sur le lieu de l’événement, surtout si vous souhaitez organiser une cérémonie hors de l’établissement scolaire.
Le lieu de la remise de diplôme
Plusieurs options sont disponibles. Traditionnellement, c’est l’établissement lui-même qui est choisi comme lieu privilégié pour la cérémonie. Toutefois, il est nécessaire de bien faire concorder la date avec le calendrier des autres promotions. Les grandes salles propices à recevoir de grandes cérémonies sont aussi celles utilisées pour les examens de fin d’année des écoles. Certains directeurs et directrices font alors le choix de migrer la cérémonie dans un lieu tiers, parfois encore plus prestigieux, pour changer du cadre scolaire et faire de la location de salle pour l'événement.
Les tenues des diplômés
Même si elle est plus visible dans le monde anglo-saxon, la toge fait bien partie des traditions universitaires françaises. Elle est de rigueur pour les cérémonies de doctorat (notamment dans le domaine de la médecine) et a réussi à séduire les dernières générations d’étudiants aussi bien en école privée qu’en université.
La couleur de la toge peut être choisie en fonction de la discipline du diplômé (couleur jonquille ou orange pour les arts, lettres, philosophie et humanités ; couleur groseille pour les sciences de la santé ; couleur rouge pour le droit et l’économie) mais bien souvent l’utilisation de la couleur reste à la discrétion des équipes encadrantes.
La toge de couleur noire est la plus appréciée et la plus répandue. La distinction de la discipline se fait alors avec l’aide d’un accessoire coloré. La coiffe universitaire fait également partie de l’uniforme du nouveau diplômé, indispensable pour le célèbre lancé de chapeaux !
Le déroulé de la cérémonie : le programme
Le déroulé de la cérémonie doit être pensé en amont pour éviter toutes situations de stress le jour J. Pour cela, il est nécessaire de préparer un programme en différentes étapes.
L’accueil
Il est possible de différencier l’accueil des étudiants de celui des familles et des professeurs. Les arrivées peuvent se faire de manière décalée : les professeurs dans un premier temps, qui accueilleront leurs étudiants, puis les familles.
Le discours
Un temps de parole est généralement accordé au président ou à la présidente de l’établissement scolaire. Les discours sont l’occasion de partager des encouragements et des anecdotes liés à la vie de l’école ou de l’université. D’autres intervenants peuvent également être disposés à réaliser un discours tels que les parrains et marraines de promotion ou les représentants des bureaux étudiants.
La remise de diplômes
C’est le point culminant de la cérémonie ! Il réunit tous les étudiants par classe, par promotion ou par département. Ils sont le plus souvent invités sur scène à recevoir leur diplômes en mains propres.
Remise de distinction
Il est tout à fait possible d’isoler un moment pour la remise de prix et distinctions particulières : prix d’excellence ou prix de major de promotion.
La lancé de chapeau
Moment très attendu par les étudiants, c’est un incontournable des cérémonies de diplômés. Immortalisé en photos par les familles ou un photographe professionnel, il est synonyme de rires garantis.
Le cocktail
Le cocktail suivant la cérémonie de remise de diplômes est un moment plus informel où professeurs, diplômés et familles peuvent échanger autour d’un buffet. En fonction du format choisi, le cocktail peut se dérouler en soirée ou en après-midi.
Astuce : Pensez à communiquer sur le programme aux invités via des invitations, quelques semaines avant le jour de la cérémonie !
Les animations
En fonction du format choisi, la cérémonie est rythmée par diverses animations.
L’animation photo est un incontournable !
La cérémonie de remises de diplômes est souvent considérée comme LE moment à immortaliser en photos. Les offres sont très diverses. L’utilisation du photoreportage est intéressante si l’on souhaite mettre en valeur tout le déroulé de l’événement. Des portraits photos des étudiants peuvent être aussi mis en place. C’est , pour beaucoup d’entre eux, leur dernière photo de classe de leur parcours scolaires !
Plus festif : l’installation d’un photobooth. Très prisées des évènements, les bornes photos sont faciles à utiliser et plaisent toujours aux invités. Ils leurs permettent de repartir avec des photos imprimées sur place ou directement envoyées sur leur adresse email. Plusieurs sociétés proposent des services de personnalisation et les photos peuvent être imprimés avec les couleurs et logo de l’université ou de l’école.
Musicale
La mise en place d’une ambiance musicale aidera à différentier certains moments clés de l’événement. Selon les établissements, cela peut être l’occasion de mettre en valeur les talents d’élèves inscrits dans un cursus artistique. D’autres organisations font le choix de poursuivre la cérémonie avec une soirée musicale avec DJ prévu spécialement pour les diplômés.
Spectacle
Encore plus original, les spectacles peuvent également s’inscrire dans le programme. Des feux d’artifices aux performances artistiques, plusieurs animations spectaculaires sont possibles.
Les remises de diplômes virtuelles
Le confinement dus au Coronavirus a été l’occasion pour certaines écoles de faire preuve de créativité. L’université de Géorgie du Nord a réalisé une vidéo des discours de sa présidente et de leurs professeurs tandis qu’une école de Californie mis en place une cérémonie en « drive ». Pour encourager les étudiants du monde entier, Youtube organise le 6 juin 2020 une remise de diplôme virtuel avec des invités célèbres : Barack et Michelle Obama, Lady Gaga, Malala Yousfazai !