L’organisation d’un événement demande de la préparation. Pour ne pas avoir à gérer des situations de stress le jour J, nous avons demandé conseils à nos experts en événementiel. Voici un guide à suivre, étape par étape, pour la réussite de votre événement.
Définir ses objectifs et besoins
Il est nécessaire de lister ses objectifs et ses besoins pour commencer la préparation de son événement. Par exemple, un team building sera plus approprié si vous avez pour but de fédérer vos équipes ; un séminaire sera recommandé pour réunir les collaborateurs pour le lancement d’un nouveau projet et une soirée d’entreprise permettra, elle, de se réunir après une longue période de travail à distance par exemple.
Trouver le lieu idéal
Une fois vos objectifs et besoins définis, vous allez devoir trouver une salle appropriée à votre type d’événement. Chaque événement a son lieu idéal ! Il y a plusieurs critères à prendre en compte lorsqu’on fait une sélection de salles.
La superficie
Pour trouver l’espace adéquat, il faut estimer la superficie dont vous allez avoir besoin. C’est le nombre de vos invités qui vous permettra d’avoir une estimation de m² minimum. En format cocktail debout, comptez 1m² par personne et 1,5 m² par personne pour un format avec des tables hautes. L’espace occupé par le buffet ou les éventuelles animations (DJ, borne photo) doit aussi être pris en compte.
Le cadre
Extérieur ? Intérieur ? Sur une terrasse ensoleillée ? Les possibilités sont multiples ! Pour ne pas s’éparpiller servez-vous de votre liste d’objectifs et vérifiez si les animations prévues au cours de la soirée sont bien compatibles avec le cadre prévu.
L’accès
Privilégiez les salles faciles d’accès ! La localisation de la salle est un critère important. Renseignez-vous sur les transports en commun à proximité et les espaces de parkings disponibles.
Les services
Il est important de prendre connaissance des équipements techniques disponibles avec la location du lieu. Si vous avez recours aux services d’un traiteur, vérifiez la disponibilité des réfrigérateurs, des laves-verres ou d’un espace bar. Renseignez-vous également sur les systèmes audio et de projection vidéo si des animations sont prévues.
Les animations
L’offre des animations événementielles est très riche. Il y a tout de même des classiques très appréciés qui permettent d’apporter une atmosphère chaleureuse à un événement. Les bornes photos sont devenues rapidement des indispensables et sont personnalisables. Le DJ permet lui de créer une ambiance unique et adaptée en fonction de vos besoins (jazzy pour une soirée professionnelle ou festive pour une soirée plus informelle).
Choisir un thème
Si vous avez décidé de surprendre vos convives avec une soirée à thème, de multiples possibilités s’offrent à vous. Les thématiques classiques (champêtre, bal masqué, Hollywood) sont des valeurs sûres. Pour éviter les malentendus, veillez à bien explicitez le thème et n’hésitez pas à donner des exemples.
Définir les moments clés
Un événement professionnel ou de particuliers est rythmé par plusieurs moments clés. Cela peut être des discours, des temps de repas, des ateliers participatifs ou des performances. Réalisez un programme pour maîtriser enchaînement des différentes animations prévues.
Anticiper les imprévus
Si vous n’avez pas l’habitude d’organiser des événements, n’hésitez pas à solliciter l’expertise d’un professionnel de l’événementiel. Le gain de temps et d’argent est parfois non négligeable et permet d’éviter de générer des situations non anticipées parfois difficiles à gérer. Notre agence événementielle propose plusieurs offres clés en main (location de salle, animation, services traiteur) pour vous accompagner dans la gestion de votre projet.
Agences événementielles : quels sont les vrais avantages ?
Créer un rétro planning
La création d’un rétro planning vous permettra de maîtriser votre préparation. Il vous aidera à suivre les avancées de votre projet, anticiper les imprévus voire même partager les tâches avec un ou plusieurs collaborateurs si nécessaire. La préparation et l’anticipation sont les meilleurs outils qui vous mèneront à la réussite. En fonction du format de votre événement (nombre d’invités, thématique) il faut compter plusieurs semaines, voire plusieurs mois de préparation.